IT-BETREUUNG & SICHERHEIT
E-Mail-Archivierung und E-Rechnung: Was Unternehmen 2027 wirklich brauchen
Fristen einordnen, vorhandene Software prüfen und PC sowie Handy weiter nutzen: Welche Ergänzung passt wirklich zum Büroalltag?
Stand: 8. Oktober 2026 · ca. 9 Minuten Lesezeit
Symbolbild, mit KI erstellt.
Das Steuerbüro empfiehlt eine E-Mail-Archivierung, ein Anbieter spricht von neuen Pflichten ab 2027. Muss das Mailprogramm wechseln? Bleiben Nachrichten am Handy verfügbar? Und braucht das Unternehmen wirklich eine weitere Software?
Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Rechnungen und geschäftlichen Nachrichten müssen erhalten bleiben, und wie werden sie bisher aufbewahrt? Daraus ergibt sich, was tatsächlich ergänzt werden sollte.
KURZ GESAGT
Erst prüfen, dann ergänzen.
- Aufbewahrungspflichten bestehen bereits heute.
- 2027 ist vor allem eine weitere Stufe bei der Ausstellung von E-Rechnungen.
- Mailprogramm und Handyzugriff können häufig bleiben.
- Vor dem Kauf die vorhandene Belegablage und konkrete Lücken prüfen.
Was ändert sich 2027 tatsächlich?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software verarbeiten kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei per E-Mail erfüllt diese Definition allein nicht. Damit betrifft die Umstellung zunächst die Rechnungserstellung und den Rechnungsempfang. Sie verpflichtet Unternehmen nicht pauschal, ab 2027 jeden bisherigen Papierablauf abzuschaffen. § 14 UStG
Für den Empfang von E-Rechnungen muss ein inländisches Unternehmen grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2025 erreichbar sein. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus. Ein vorgeschriebenes Empfangsportal gibt es dafür nicht. BMF, Frage 8
Bei der Ausstellung gelten für die betroffenen Umsätze zwischen inländischen Unternehmen folgende Übergänge:
Bis Ende 2026
Papier bleibt im Übergangszeitraum zulässig; gewöhnliche elektronische Rechnungen benötigen die Zustimmung des Empfängers.
2027: über 800.000 €
Bei einem Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro grundsätzlich E-Rechnung für die betroffenen inländischen Geschäftskundenumsätze. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht noch eine Übergangsregel.
2027: bis 800.000 €
Bei einem Gesamtumsatz 2026 bis einschließlich 800.000 Euro gilt die Übergangsregel für Papier und andere elektronische Rechnungen noch bis Ende 2027.
Ab 2028
Die allgemeinen Übergangsfristen sind beendet; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr, nicht auf Gewinn oder Rechnungsbetrag. § 27 Absatz 38 UStG
Wichtige Ausnahmen betreffen beispielsweise die Rechnungsausstellung durch Kleinunternehmer. Sie müssen E-Rechnungen empfangen können, dürfen ihre eigenen Rechnungen nach der Kleinunternehmerregelung aber weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen. Auch reine Privatkundenumsätze fallen nicht unter die hier beschriebene B2B-Pflicht. Für öffentliche Auftraggeber können eigene Vorgaben gelten. § 34a UStDV, § 14 UStG
Praktische Frage an das Steuerbüro: Welche eigenen Umsätze sind betroffen, welche Ausnahme gilt gegebenenfalls und ab welchem Zeitpunkt muss die Rechnungserstellung angepasst werden?
Welche E-Mails und Unterlagen müssen erhalten bleiben?
Entscheidend ist die Funktion des Inhalts. Eine Auftragsbestätigung oder geschäftliche Vereinbarung kann aufbewahrungspflichtig sein, obwohl keine Rechnung angehängt ist.
6 Jahre
Geschäftsbriefe
Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, auch als E-Mail.
8 Jahre
Buchungsbelege
Rechnungen und andere Buchungsbelege.
10 Jahre
Bücher & Abschlüsse
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.
Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des maßgeblichen Kalenderjahres. Offene steuerliche Sachverhalte können die Aufbewahrung verlängern. Die Zuordnung sollte deshalb mit dem Steuerbüro abgestimmt werden. § 147 AO
Eine E-Mail, die ausschließlich eine Rechnung transportiert und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, muss nicht zusätzlich zur ordnungsgemäß aufbewahrten Rechnung erhalten bleiben. Enthält der Mailtext dagegen etwa eine relevante Zahlungsvereinbarung, ist auch dieser Inhalt zu berücksichtigen. Für Spam und rein private Nachrichten entsteht durch die E-Rechnung keine pauschale Archivierungspflicht. GoBD, Randziffer 121
Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt im Original erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Ansicht ersetzt ihn nicht. Praktisch bietet sich an, die empfangene Originaldatei vollständig in die geeignete Belegablage zu übernehmen. BMF zur Originalaufbewahrung, Frage 13
Bleiben Outlook und der Zugriff am Handy möglich?
Grundsätzlich ja. Postfach und Archiv erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben:
Das Postfach
Bei passend eingerichtetem IMAP greifen PC und Smartphone auf dieselben Nachrichten zu. Gelesene Nachrichten und Ordneränderungen können synchronisiert werden. Beide Geräte müssen dasselbe Postfach nutzen und die Ordner richtig zuordnen. Microsoft: POP und IMAP
Das Archiv
Eine zusätzliche Archivlösung kann parallel zum normalen Mailbetrieb arbeiten. Ältere Nachrichten werden je nach Lösung über eine Suchfunktion oder einen Browser gefunden. MailStore Cloud bietet auch am Smartphone Browserzugriff. Den Zugang unterwegs vor der Auswahl prüfen. MailStore: mobiler Cloud-Zugriff
Eine Löschung am Handy kann damit auch das Postfach am PC betreffen. Synchronisierung bewahrt keine unabhängige, unveränderbare Kopie auf.
Kalender und Kontakte sind eine eigene Frage: IMAP synchronisiert E-Mails, aber keine Kalender und Kontakte. Wer auch diese auf mehreren Geräten benötigt, sollte das bei der Einrichtung ausdrücklich ansprechen. Microsoft: Grenzen der Synchronisierung
EIN DENKBARES BEISPIEL
Warum genügt das vorhandene Backup nicht automatisch?
10 Uhr
Mail empfangen
Die Nachricht liegt im Postfach.
11 Uhr
Mail gelöscht
Sie ist vor der Sicherung endgültig entfernt.
23 Uhr
Backup erstellt
Diese Sicherung enthält die Nachricht nicht.
Ein Backup hilft bei Ausfällen und Wiederherstellungen. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung muss zusätzlich sicherstellen, dass relevante Inhalte vollständig erhalten bleiben und ursprüngliche Angaben nach Änderungen weiterhin feststellbar sind. § 146 AO
Bei der Einrichtung eines E-Mail-Archivs ist deshalb der Erfassungsweg entscheidend. Eine regelmäßige Abholung aus normalen Benutzerpostfächern kann Nachrichten verpassen, die vorher gelöscht wurden. Eine passende Erfassung beim Ein- und Ausgang verringert dieses Risiko. Sie muss die tatsächlich genutzten Versandwege einschließen – etwa Nachrichten vom Smartphone oder aus einer Rechnungssoftware. MailStore: Archivierungsstrategien
Zusätzlich braucht es eine verständliche Beschreibung des Ablaufs und der Zuständigkeiten. Diese Verfahrensdokumentation erklärt beispielsweise, wie Unterlagen ins Archiv gelangen, wer zugreifen darf und wie Änderungen behandelt werden. GoBD, Randziffern 151–154
Muss jedes Unternehmen MailStore oder einen anderen Anbieter kaufen?
Ein bestimmtes Produkt ist nicht vorgeschrieben. Die Anforderungen können durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen erfüllt werden. Auch ein selbst betriebenes System kommt infrage. Ein Herstellerzertifikat allein gewährleistet die Ordnungsmäßigkeit des betrieblichen Verfahrens nicht und bindet die Finanzbehörde nicht. GoBD, Randziffern 110 und 179–181
Für die Auswahl sind drei Ausgangslagen hilfreich:
Belegablage vorhanden
Originaldateien, Fristen und Exporte in der genutzten Software prüfen. Danach klären, wo relevante Korrespondenz erhalten bleibt.
Nur das Postfach
Wenn wichtige Vereinbarungen nur dort bleiben: automatische Erfassung prüfen, die zum täglichen Mailbetrieb passt.
Eigener Archivbetrieb
Zuständigkeit für Updates, Überwachung, Sicherungen, Wiederherstellung und langfristigen Datenzugriff vorab festlegen.
Diese Einordnung ist eine praktische Entscheidungshilfe. Ob eine vorhandene Lösung ausreicht, lässt sich erst anhand ihrer Einstellungen und des tatsächlichen Arbeitsablaufs beurteilen.
Vor der Entscheidung sollten auch laufende Kosten, Speicherzuwachs und der vollständige Export bei einem Anbieterwechsel geklärt sein. Eine niedrige Monatsgebühr allein beantwortet diese Fragen nicht.
Muss das Archiv täglich benutzt werden?
Eine gut eingerichtete Lösung kann die vorgesehene E-Mail-Erfassung automatisch im Hintergrund erledigen. Der Archivzugang wird dann hauptsächlich benötigt, wenn eine ältere Nachricht gesucht wird oder Unterlagen bereitgestellt werden sollen. Dafür muss nicht jede einzelne Mail von Hand abgelegt werden. MailStore: automatische Archivierung
Automatisierung ersetzt allerdings nicht die Betreuung. Es sollte eine zuständige Person geben, die Ausfälle bemerkt und neue Postfächer oder geänderte Versandwege berücksichtigt. Bei Rechnungen, die über Kundenportale heruntergeladen werden, braucht es außerdem einen Weg in die Belegablage: Ein E-Mail-Archiv erfasst nicht automatisch alle außerhalb des Mailverkehrs entstehenden Unterlagen.
Private Nutzung geschäftlicher Postfächer und Zugriffsrechte sollten vor einer umfassenden Erfassung ebenfalls geklärt werden. Eine automatische Archivierung ist kein Anlass, sämtliche persönlichen Inhalte beliebig zu speichern oder für alle Beschäftigten sichtbar zu machen.
Was passiert, wenn das Unternehmen das Risiko eingehen möchte?
Ein zusätzliches Produkt abzulehnen bedeutet nicht automatisch einen Verstoß. Möglicherweise erfüllt der bestehende Ablauf die Anforderungen bereits.
Problematisch wird es, wenn aufbewahrungspflichtige Unterlagen fehlen oder nicht nutzbar vorgelegt werden können. Lassen sich Besteuerungsgrundlagen deshalb nicht ausreichend ermitteln, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Schätzung erforderlich werden. Eine pauschale Aussage über Prüfungswahrscheinlichkeit oder Nachzahlungen wäre unseriös. § 162 AO
Auch die Behauptung „Ohne Mailarchiv entfällt automatisch der Vorsteuerabzug“ ist zu pauschal. Das BMF erklärt, dass allein die Aufbewahrung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems umsatzsteuerlich regelmäßig noch keinen entsprechenden Verstoß begründet. Andere Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten bleiben zu beachten. BMF, Frage 13
Eine vernünftige Entscheidung setzt deshalb voraus, dass vorhandene Abläufe, konkrete Lücken und mögliche Lösungen bekannt sind. Der Verzicht auf eine empfohlene Ergänzung sollte mit dem Steuerbüro besprochen werden.
Diese Fragen klären den tatsächlichen Bedarf
Für ein Gespräch mit Steuerbüro und IT-Betreuung reichen zunächst fünf Fragen:
Ab wann müssen die eigenen Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden?
Das Ergebnis sollte einen konkreten Zeitpunkt und die betroffenen Umsätze nennen.
Wo werden Rechnungen und Belege heute aufbewahrt?
Benötigt werden der Name der Software und eine Aussage dazu, welche Anforderungen sie im genutzten Verfahren abdeckt.
Welche geschäftlichen E-Mails müssen zusätzlich erhalten bleiben?
Daraus ergibt sich der Umfang einer möglichen E-Mail-Archivierung.
Funktioniert der Alltag weiterhin am PC und Handy?
Postfachzugriff, Archivsuche und gegebenenfalls Kalender müssen ausdrücklich berücksichtigt werden.
Wer übernimmt Einrichtung und laufende Kontrolle?
Dazu gehören die notwendigen Arbeiten, Zuständigkeiten, Kosten und ein nutzbarer Export bei einem Wechsel.
Bei mehreren Betrieben sollte das Steuerbüro auch klären, ob sie umsatzsteuerlich getrennte Unternehmer sind. Zwei Geschäftsbezeichnungen allein beantworten diese Frage nicht. Für getrennte Unternehmen müssen Unterlagen und Zugriffe passend zugeordnet werden. § 2 UStG
Den vorhandenen Ablauf gemeinsam prüfen
Im ersten Gespräch können Postfächer, Geräte und die vorhandene Rechnungsablage aufgenommen werden. Mit den Anforderungen des Steuerbüros lässt sich anschließend prüfen, welche technische Ergänzung zum Arbeitsalltag passt.
it-günter.de begleitet Unternehmen bei der IT-Systembetreuung. Der konkrete Leistungsumfang und die Kosten werden anhand der vorhandenen Umgebung vereinbart.
Eine Entscheidung mit Grundlage.
Aufnehmen: Mailprogramme, Postfächer, Geräte und Belegablage.
Abgleichen: vorhandene Funktionen und Anforderungen des Steuerbüros.
Abstimmen: passende Ergänzung, Zuständigkeit und Kosten.
Das Ziel: den tatsächlichen Bedarf erkennen und eine Lösung wählen, die im Büroalltag funktioniert.
HÄUFIGE FRAGEN
Kurz geklärt.
Ja, als Empfangsweg reicht es grundsätzlich aus. Die anschließende Prüfung und ordnungsgemäße Aufbewahrung der Originaldatei müssen zusätzlich organisiert sein. BMF, Fragen 8 und 13
Das ist häufig nicht nötig. Entscheidend ist, ob die ausgewählte Lösung die vorhandenen Postfächer und Versandwege erfassen kann. Der Zugriff auf das Archiv kann über eine zusätzliche Suchfunktion oder einen Browser erfolgen. MailStore: Archivierungsstrategien
Es bewahrt die erfassten E-Mails und deren Anhänge auf. Rechnungserstellung, sachliche Rechnungsprüfung und Unterlagen aus anderen Quellen müssen im betrieblichen Ablauf zusätzlich berücksichtigt werden.
Für Rechnungen über Umsätze nach der Kleinunternehmerregelung erlaubt § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen. Die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen bleibt erforderlich. § 34a UStDV, BMF
DIREKTER ANSPRECHPARTNER
Was deckt die Technik schon ab?
Mario Günter
Für das Erstgespräch genügen zunächst die Namen der Mail- und Rechnungsprogramme sowie die Anforderungen des Steuerbüros.
Die konkrete steuerliche Einordnung erfolgt mit dem Steuerbüro.
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